Analisis Koleksi Perpustakaan: Seleksi, Penyiangan dan Evaluasi
2009-11-28, 8:55 AM
Brosur Telah di Download Sebanyak: 0
Oleh: Maulana Muhammad Fatwa Nafs Al-Rahman, S.IP ( www.maunglib.do.am ) Sabtu. 28 November 2009 Pukul. 12.52 WIB
Analisis Koleksi Perpustakaan: Seleksi, Penyiangan dan Evaluasi
Setiap
tipe perpustakaan melayani kelompok pemakai dengan ciri-ciri tertentu,
sehingga diperlukan perencanaan yang matang, jasa-jasa apa saja yang
sesuai dengan kebutuhan pemakai perpustakaan tersebut. Perencanaan
tersebut akan berhasil jika didasarkan atas pengetahuan yang cukup
mendalam mengenai masyarakat yang harus dilayani. Istilah yang dipakai
dalam penelitian ini adalah analisis kebutuhan pemakai (needs
analysis). Analisis kebutuhan pemakai ini bermanfaat sekali tetapi
memekan waktu dan biaya yang besar. Untuk itu perlu perencanaan yang
matang dengan mendapatkan siapa yang melakukan analisis, informasi apa
saja yang diperlukan, metode apa yang digunakan dalam pengumpulan data,
dan untuk apa data digunakan.
1. SELEKSI BAHAN PUSTAKA
Seleksi bahan pustaka adalah proses mengidentifikasi bahan pustaka
yang akan ditambahkan pada koleksi yang telah ada di perpustakaan.
Seleksi bahan pustaka merupakan kegiatan penting yang perlu dilakukan
karena berhubungan dengan mutu perpustakaan yang bersangkutan. Suatu
perpustakaan tidak akan ada artinya bila koleksi yang tersedia tidak
tersedia sesuai dengan kebutuhan pemakainya. Semua bahan pustaka hendaknya dipilih secara cermat, disesuaikan dengan
standar kebutuhan pemakai perpustakaan dalam suatu skala prioritas yang
telah ditetapkan dan mencakup persyaratan antara lain:
Isi buku
Bahasa yang digunakan
Ciri fisik buku
Otoritas pengarang/ penerbit
Setiap perpustakaan mempunyai
struktur organisasi tersendiri. Ketentuan-ketentuan bagaimana melakukan
seleksi dan siapa yang berhak melakukan seleksi tergantung dari tipe
perpustakaan yang bersangkutan, dan struktur organisasi didalamnya. Pada dasarnya yang membedakan proses seleksi bahan pustaka disetiap
perpustakaan adalah adalah adanya tugas dan tujuan yang berbeda dari
setiap perpustakaanyang bersangkutan serta masyarakat yang dilayaninnya. Dalam pemilihan atau seleksi bahan pustaka perpustakaan harus
berpedoman pada prinsip-prinsip seleksi. Prinsip seleksi merupakan
salah satu acuan yang digunakan perpustakaan untuk mengisi koleksi
perpustakaannya. Beberapa prinsip dasar dalam pemilihan koleksi
perpustakaan adalah sebagai berikut:
Semua bahan pustaka harus dipilih
secara cermat, disesuaikan dengan keperluan pemakai dan menurut skala
prioritas yang telah ditetapkan.
Pengadaan bahan pustaka
didasarkan atas peraturan tertulis yang merupakan kebijakan
pengembangan koleksi yang disahkan oleh penenggung jawab lembaga dimana
perpustakaan bernaung.
Untuk mendukung proses pemilihan
bahan pustaka secara baik dan optimal perlu ditetapkan alat Bantu
seleksi, antara lain: Daftar judul buku yang disahkan Direktur Jenderal
Pendidikan Dasar dan Menengah; katalog atau brosur penerbit; timbangan
atau resensi buku; daftar terbitan berkala; dan usulan dari para
pengguna.
2. PENYIANGAN BAHAN PUSTAKA
Penyiangan bahan pustaka atau weeding yaitu upaya mengeluarkan
koleksi dari susunan rak karena tidak diminati terlalu banyak
eksemplarnya, telah ada edisi terbaru maupun koleksi itu tidak relevan.
Koleksi yang dikeluarkan ini dapat diberikan ke perpustakaan lain ,
atau dihancurkan untuk dibuat kertas lagi. Koleksi perpustakaan secara berkala perlu disiangi agar bahan pustaka
yang sudah tidak sesuai lagi dapat diganti dengan bahan pustaka yang
baru . pemilihan bahan pustaka yang dikeluarkan dari koleksi sebaiknya
dilakukan oleh petugas perpustakaan dan guru, kemudian untuk dipisahkan
atau dipindahkan, dihibahkan atau dimusnahkan. Keputusan tersebut
berdasarkan pertimbangan kemuktakhiran, kesesuaian, dan kondisi fisik
dokumen. Adapun alasan dilakukannya bahan pustaka yang perlu dikeluarkan dari koleksi adalah sebagai berikut:
Bahan pustaka yang isinya sudah tidak sesuai lagi
Edisi dan cetakan lama
Bahan pustaka yang rusak dan tidak dapat diperbaiki
Bahan pustaka yang isinya tidak lengkap
Bahan pustaka yang jumlah copynya terlalu banyak
Dengan melakukan proses penyiangan
bahan pustaka ini perpustakaan bertujuan untuk memelihara
ke-up-date-an, keaktifan dan manfaat koleksi tersebut yang merupakan
refleksi dari sasaran dan tujuan perpustakaan. Dan solusi dari bahan
pustaka yang disiangi yaitu dengan cara menjualnya, pertukaran antar
perpustakaan, atau memberikan hadiah kepada yang membutuhkannya. Adapun prosedurnya menurut sebagai berikut:
menentukan persyaratan koleksi yang akan disiangi misalnya atas dasar usia terbit, subjek, cakupan atau kandungan informasi
Menentukan jenis koleksi yang ingin disiangi seperti buku, majalah, brosur, kaset rekaman, laporan tahunan.
Mengeluarkan kartu buku, mencabut katalog dari semua jajaran katalog, dan menghapus data dari pangkalan data/ opac.
Koleksi perpustakaan yang disiangi diberi cap yang berbunyi: "dikeluarkan dari koleksi perpustakaan”.
Membuat berita acara tentang
penyiangan koleksi untuk keperluan administrasi dengan dilampiri daftar
bahan pustaka hasil penyiangan.
Menyimpan koleksi hasil penyiangan tersebut digedung atau bisa ditawarkan ke perpustakaan lain yang membutuhkan.
3. EVALUASI BAHAN PUSTAKA
Evaluasi merupakan penggunaan teknik penelitian untuk mengukur
kebutuhan pemakai serta tujuan-tujuan yang dapat mencapai suatu program
dalam proses mengoleksi, menganalisa, dan mengartikan informasi atau
sebagai bentuk instruksi. Evaluasi merupakan bentuk riset, didalamnya menyatakan hipotesis dan
obyeknya, memberi definisi obyek yang akan dikaji, mengumpulkan data,
menganalisa data dan menarik kesimpulan. Adapun tujuan dari evaluasi
diantaranya adalah untuk menentukan kualitas koleksi dan juga
mengetahui apakah tujuan perpustakaan yang telah ditentukan telah
tercapai. Ada beberapa cara untuk menilai koleksi perpustakaan yaitu:
Membandingkan koleksi perpustakaan dengan senarai standar yang diterbitkan.
Membandingkan koleksi perpustakaan dengan koleksi perpustakaan sejenis yang besar.
Melakukan kegiatan berapa banyak koleksi yang digunakan.
Memeriksa koleksi dengan bantuan pakar pada subjek yang bersangkutan.
